Der übliche Workflow zur Erstellung eines Katalogs, Magazins, Arbeitsbuchs oder einer ähnlich inhaltsreichen Druckanwendung in kleinen, mittleren oder manchmal auch großen Unternehmen läuft oft wie folgt:
Das Unternehmen entscheidet, einen neuen Katalog erstellen zu lassen. Die bestehende Werbeagentur oder eine Neue wird beauftragt. Der Inhalt wird aus verschiedenen Quellen gesammelt, in der Regel aus alten gedruckten Versionen, Datenbank-Backups und vorhandenen Verkaufstools, Excel-Tabellen, Word-Dokumenten, E-Mails, CSV-Dateien und anderen sehr inkonsistenten und wenig brauchbaren Datenformen.
Normalerweise fehlt Vieles, der Rest ist nicht vollständig und/oder folgt keinem bestimmten Schema oder Qualitätsstandard. Der Großteil davon wird nur gesammelt und nicht genehmigt, sortiert oder auf Fehler überprüft, bevor es den Kreativen übergeben wird. Durchgehendes und professionelles Bildmaterial fehlt in den meisten Fällen vollständig oder ist nur in Größen, Formaten und Auflösungen verfügbar, die nicht für die Produktion geeignet sind.
Die Agentur oder die Grafikdesigner werden anhand eines Briefings ein ansprechendes Layout erstellen und den Datensatz aus nicht wirklich verwendbaren Inhalten verarbeiten. Zu diesem Zeitpunkt wird viel Arbeit in die Aufbereitung und Vereinheitlichung von Inhaltsteilen und die Gestaltung für diese Datenstruktur fließen, was gleichzeitig eine massive Fehlerquelle darstellt. Den Kunden gefallen die ersten Entwürfe zu einzelnen Layouts und es wird ein Auftrag für die Gestaltung des gesamten Projekts gegeben.
Nach einer umfangreichen Satzarbeit ist eine Broschüre, Buch oder ähnlich Drucksorte bereit zur Überprüfung und Genehmigung durch den Kunden. Dies ist der ERSTE Moment, an dem der Kunde einen Eindruck von der Gesamtheit der gesammelten Inhalte gewinnen kann, da sie zum ersten Mal alle zusammen in einer gemeinsamen und vergleichbaren Form sichtbar sind. Dies ist auch das ERSTE Mal, dass das Unternehmen des Kunden die Gesamtheit der Inhalte an einem Ort auf Richtigkeit überprüfen kann.
Überraschung! Ein Großteil davon wird falsch, veraltet, unvollständig oder inkonsistent sein. Dann beginnt der Kreislauf der Feedbackschlaufen und Korrekturen. Jede neue Runde zur Korrektur von Inhalten in einer Produktionsdatei ist eine neue potenzielle Quelle für Schreib-, Typografie- und Satzfehler. Darüber hinaus ist dies der Teil des Prozesses, bei dem massive ungeplante Kosten, Aufwände und Gebühren entstehen, weil Änderungen am Inhalt innerhalb einer professionellen Druckvorlagen-Datei einfach nicht der effektivste Weg ist.
Da die verbleibende Zeit zur Deadline immer kürzer wird, werden immer mehr Fehler übersehen, und sowohl die Ersteller als auch die Mitarbeiter des Kunden werden müde, dieselben Dinge immer wieder zu überprüfen. Das Ergebnis ist ein riesiger Haufen improvisierter Inhalte, der mit Inkonsistenzen und Fehlern beladen ist.
Zu einem gewissen Zeitpunkt werden selbst die verantwortungsbewussten Marketingmitarbeiter und Verantwortlichen müde und gestresst von den Deadlines und genehmigen die nächsten Schritte aufgrund von Zeitdruck und nicht aus Zufriedenheit.
In einer solchen Produktion wäre dies der Moment, um mit der mehrsprachigen Produktion zu beginnen. Das oben genannte Dokument enthält möglicherweise immer noch VIELE Fehler und Ungenauigkeiten. Nach mühsamen Wochen des Übertragens stark unterschiedlicher Formate der bereitgestellten Übersetzungen in die Produktionsdatei beginnt alles wieder von vorne mit dem Feedbackschlaufen-Korrektur-Wahnsinn. Denn es werden vollkommen neue Fehler in mehreren Fremdsprachen in das Dokument eingeführt. Und alte Fehler werden vervielfacht durch die zusätzlichen Sprachversionen.
Sobald die Marketing- und Vertriebsabteilungen entscheiden, dass die neue Produktion es wert ist, der Geschäftsführung gezeigt zu werden, sind die Budgets für Design und Erstellung wahrscheinlich schon aufgebraucht oder bereits über die Grenzen hinaus strapaziert.
Dann entscheidet die Geschäftsleitung, dass einige grundlegende Änderungen am Design vorgenommen werden müssen. Oder, dass die Struktur der Produktdaten ist nicht in Ordnung ist. Oder es fehlen einige Dinge. Jetzt müssen tausende Seiten in mehreren Sprachen bearbeitet werden. Ein sicheres Rezept für Katastrophen. Ein echtes Drama entfaltet sich in Bezug auf Kosten, Planung und Fehler. Agenturen werden hinausgeworfen, Mitarbeiter werden entlassen, Budgets sind zu etwas absolut Unvernünftigem aufgeblasen und jeder Beitragende wird froh sein, nur überlebt zu haben.
Während es lustig ist, das Ganze zu beobachten und es eine konstante Quelle von Memes und Traumata darstellt, hilft das überhaupt niemandem. Dem Kunden bleibt eine wahnsinnig teure Produktion in Bezug auf Budget, Zeit und blockiertes Mitarbeiterpotenzial. Die Agentur hat Schwierigkeiten, etwas an einem im Grunde nicht handhabbaren Projekt zu verdienen, und alle in den Projektteams sind durch Überstunden, Nachtschichten und chaotische Last-Minute-Korrektur-Marathons erschöpft.
Niemand wird mit einer Produktion wie dieser zufrieden sein. Designer, die sich um die Informationsvermittlung und ansprechende Layouts kümmern sollten, die Interesse und Begehrlichkeit wecken, sind in endlosen Feedback-Zyklen gefangen – mit mehreren Akteuren und deren Meinungen. Vertriebs- und Marketingmitarbeiter, die werben und verkaufen sollten, sind damit beschäftigt, die selben Dinge immer wieder zu überprüfen. Das Management ist zurecht verärgert, weil ihnen unvollständige Ergebnisse und hohe Kosten präsentiert werden.
Wenn Sie einige der oben genannten Dinge miterlebt haben - sowohl auf der Kunden- als auch auf der Agenturseite - wissen Sie, wie anstrengend und stressig eine fehlerhafte Produktion sein kann.
Aber entspannen Sie sich - es gibt einen anderen Weg!
ContentCrank bietet Ihnen einen Workflow, in dem sich die Mitarbeiter des Kunden auf die perfekte Struktur des Inhalts und konsistente Produktinformationen konzentrieren können, während Designer gleichzeitig mit Textern, Fotografen, Illustratoren und Beitragenden auf der ganzen Welt Vorlagenlayouts entwickeln und ihren Teil zu einer organisierten, sortierten und leicht zu handhabenden Plattform für Ihre Produktion beitragen.
Der Gesamtfortschritt der Inhaltserstellung kann jederzeit überprüft werden, und jedes Inhaltsstück muss mehrere Genehmigungsschritte durchlaufen. Auf diese Weise sind Inhaltserstellung und Designproduktion voneinander unabhängig und können gleichzeitig durchgeführt werden. Auf diese Weise werden Zeitpläne kurz und effektiv gehalten. Globale Änderungen an Inhaltseinheiten können jederzeit vorgenommen werden oder der gesamte Inhalt kann einfach aus einer Client-ERP-/CRM-/CMS-Datenbank importiert oder aktualisiert werden. Die Anzahl fehlender Bilder und Dateien kann beurteilt werden, während die Qualität der vorhandenen automatisch überprüft wird. Übersetzer können kontinuierlich zu jedem genehmigten Inhaltsstück oder den KI-Übersetzungswörterbüchern beitragen. Verantwortliche können jederzeit jeden Inhalt, jede Seite oder jedes Produkt überprüfen, Kommentare hinzufügen oder Änderungen verlangen und Inhalte letztendlich genehmigen, um sie an den nächsten Produktionsschritt zu senden. Die Kunden sehen ihren gesamten Inhalt in allen gewünschten Sprachen an einem Ort, bevor alles in komplexe Layouts gesetzt wird, und die Seitenzusammensetzung, Kapitel und Struktur des zu exportierenden Layouts sind stets offensichtlich.
